○比布町文書管理規程
(平成16年4月1日訓令第6号)
改正
平成19年3月20日訓令第1号
平成23年4月1日訓令第1号
平成28年3月18日訓令第3号
平成29年3月22日訓令第4号
比布町文書管理規程
目次
第1章　総則(第1条－第6条)
第2章　文書の収受及び配布(第7条－第9条)
第3章　文書の処理(第10条－第20条)
第4章　文書の施行及び発送(第21条－第26条)
第5章　文書の保存及び保管(第27条－第34条)
第6章　文書の廃棄(第35条・第36条)
第7章　書庫の管理(第37条)
第8章　雑則(第38条－第40条)
附則

第1章　総則
(目的)
第1条　この規程は、文書管理事務の必要な事項を定め文書事務の適性かつ効率的な遂行を目的とする。
(定義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　文書　書類(各種記録物(印刷物、図面、フィルム、録音テープ等)及び郵送等による現金、有価証券、小包、小荷物等を含む。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)で電磁的記録媒体等に記録されているものであって、本町において取り扱う必要のあるものをいう。
(2)　主管課　当該文書に係る事案を主管する課をいう。
(3)　電子署名　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであることをいう。
(4)　総合行政ネットワーク文書　総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(5)　完結文書　処理が完結した事案に係る文書をいう。
(6)　未完結文書　完結文書以外の文書をいう。
(7)　保管　未完結文書及び第28条に規定する保存期間の起算日前までの間における完結文書を主管課で管理することをいう。
[第28条]
(8)　保存　完結文書を保存期間の起算日からその廃棄の日までの間において総務企画課又は主管課で管理することをいう。
(総務企画課長の責務)
第3条　総務企画課長は、町における文書事務を統括し、適正かつ円滑に文書事務が運営されるよう指導及び改善に努めなければならない。
(主管課長の責務)
第4条　主管課長は、当該課における文書事務を統括し、その適正かつ円滑な運営に努めなければならない。
(文書管理主任)
第5条　課に、文書管理主任を置く。
2　文書管理主任は、当該課長の指名する者をもって充てる。
(文書管理主任の責務)
第6条　文書管理主任は、次の業務を処理する。
(1)　文書の取扱いの指導及び改善に関すること。
(2)　文書の収受、配付及び発送に関すること。
(3)　文書の整理並びに保管、保存及び廃棄に関すること。
(4)　その他文書事務に関し必要なこと。
第2章　文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第7条　本庁に到達した文書(電磁的記録及び主管課に直接到達した文書を除く。)は、総務企画課において次の各号により収受し、配布しなければならない。
(1)　親展でない文書は開封のうえ文書の欄外に収受日付印(別記様式第1号)を押印し、総務企画課長を経て主管課長に配布しなければならない。
[別記様式第1号]
(2)　電報は、電報着信簿(別記様式第2号)により、その名宛人に配布するものとする。
[別記様式第2号]
(3)　親展文書は封皮に収受日付印を押印し、親展文書配布簿(別記様式第3号)により、その名宛人に配布するものとする。
[別記様式第3号]
(4)　審査請求、訴訟、当選、承諾、入札、債権、差押通知、債権譲渡通知又は免許の出願等特に受理の日時が権利の得喪又は変更に関係する文書については、その収受の時刻も記入し、かつ、その封皮を添付しなければならない。
(5)　金券、現金、その他貴重品添付の文書は特別文書物品配布簿(別記様式第4号)により配布しなければならない。
[別記様式第4号]
(6)　2以上の課にわたる文書は、相互に協力してその関係の最も深い課に配布しなければならない。
(7)　第3号から第5号までの文書は受領者の認印を押印しなければならない。
2　電磁的記録として本庁に到達した文書は総務企画課において次の各号により処理し、主管課長に配布しなければならない。
(1)　到達した電磁的記録文書に電子署名が付されている場合は、電子署名を検証しなければならない。
(2)　送付元に対して受領通知が必要な場合は受領通知を、受領する事が適当でないと判断した場合は否認通知を行わなければならない。
(3)　紙又は適当な電磁的記録媒体に出力しなければならない。
(主管課における文書の収受及び配布)
第8条　主管課に直接到達した文書は、主管課において収受し、電磁的記録を除く文書は文書管理主任が主管課用収受日付印又は前条第1項第1号の規定による収受日付印を押印し、電磁的記録として到達した文書については、同条第2項各号の処理を行った後、主管課長に配布する。ただし、到達した文書が同条第1項第2号から第5号までに該当する文書及びその主管に属さない文書と判断したときは、直ちに総務企画課長に回付しなければならない。
(送料未納等の文書の取扱い)
第9条　送料の未納若しくは不足の文書で官公庁の発送に係るもの及び総務企画課長が必要と認めたものに限りその料金を支払うことによりこれを収受することができる。
第3章　文書の処理
(文書の処理)
第10条　主管課長は、文書の配布を受けたときは直ちに閲覧し、処理の要旨を指示して参事、室長、課長補佐、主幹又は係長に交付する。この場合特に重要又は異例に属する文書の処理については課長はあらかじめ上司の指示を受けなければならない。
(起案)
第11条　文書の起案は、起案用紙(別記様式第5号)を用いなければならない。
[別記様式第5号]
2　起案書には題名を掲記し、必要により文書の余白に起案の理由を記載するとともに、関係法令又は参考となる事項に係る書類を添付又は付記しなければならない。
(軽易な文書の起案)
第12条　軽易な文書は原書を修正し、若しくは複写起案用紙(別記様式第6号)により起案することができる。その処理を要しないで閲覧に供するものも同様とする。
[別記様式第6号]
2　前項のほか、軽易な事項の照会については照複用紙(別記様式第7号)により、文書の不備若しくは差出人の申出によって返戻するもの並びに訂正を要するもの等についてはふせん用紙(別記様式第8号)によって処理することができる。
[別記様式第7号] [別記様式第8号]
(起案によらない処理)
第13条　第11条の規定にかかわらず口頭又は電話で受理した事項及び電報発信については一定の簿冊によって処理することができる。
[第11条]
2　諸証明、謄抄本の交付は諸証明交付簿(別記様式第9号)によって、公簿閲覧は閲覧簿(別記様式第10号)によって処理しなければならない。
[別記様式第9号] [別記様式第10号]
3　経由文書で意見の副申を要しないものは文書の余白に経由印(別記様式第11号)を押印し、経由年月日を記入して公印を押印のうえ経由進達簿(別記様式第12号)によって処理しなければならない。
[別記様式第11号] [別記様式第12号]
(決裁文書)
第14条　町長又は副町長の決裁を要する文書が決裁になったときは総務企画課においてこれを速やかに主管課に返付しなければならない。
(合議)
第15条　他課の主管事務に関係のある起案書は、その関係のある課と合議しなければならない。
2　前項の場合、関係のある課がその意見を異にするときは上司の指揮を受けなければならない。
第16条　起案書の決裁が当初の要旨と異なったときは、施行前に主管課長又は参事は関係課長又は参事に回示しなければならない。廃案となったときも同じとする。
(条例等の審査)
第17条　条例、規則、その他法令に関する起案書は関係課の合議を経て総務企画課の審査を受けなければならない。
(文書記号)
第18条　文書には町名、課名及び係名の頭字をとった記号を付し、機密のものには「秘」の字を加えるものとする。
(特殊な文書の取扱い)
第19条　起案書で急を要するもの、秘密文書又は廃案文書には欄外にそれぞれその目的に応じて「至急」、「秘」又は「廃案」と朱書で表示しなければならない。
2　職員は、秘密文書を関係者以外に漏えいしてはならない。
(文書のつづり)
第20条　文書は、1件ごとに収受、起案、完結に至るまで一括しなければならない。
第4章　文書の施行及び発送
(施行の方法及び表示)
第21条　決裁済の文書の施行はおおむね次の種別によるものとし、起案書にその旨を当該各号に定めるところにより朱書又は押印しなければならない。
(1)　郵送による場合「普通」、「速達」、「親展」、「書留」、「配達記録」、「内容証明」、「葉書」
(2)　使送による場合「使送」
(3)　電報による場合「電報」
(4)　電話による場合「電話」
(5)　ファクシミリによる場合「FAX」
(6)　電子メールによる場合「電子メール」
(7)　総合行政ネットワーク文書による場合「LGWAN」
(決裁文書の整理)
第22条　決裁済の文書は次の要領により直ちに記号、番号及び日付の整理をしなければならない。
(1)　条例、規則、訓令及び告示の記号、番号及び日付は令達簿(別記様式第13号)により整理すること。
[別記様式第13号]
(2)　証明文書の記号、番号及び日付は第13条第2項に規定する簿冊により整理すること。
[第13条第2項]
2　令達の種類は、次のとおりとする。
(1)　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの
(2)　規則　地方自治法第15条の規定によるもの
(3)　告示　町内の全部又は一部に公示するもの
(4)　訓令　庁中一般に指揮命令するもの
(5)　達　職員の全部又は一部に命令するもの
(6)　指令　願に対し指揮命令するもの
(浄書及び照合)
第23条　決裁済の文書で浄書を要するものは主管課において浄書する。
2　浄書を終わった文書は回議書と照合のうえ回議書の所定欄に浄書者及び照合者の認印を押印しなければならない。
(公印の使用及び電子署名の付与)
第24条　発送する文書には比布町公印規程(昭和37年比布町訓令第1号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、訓令、達又は他の官公庁あての重要なもの以外の文書で、印刷したもの及び督促文書並びに送状その他軽易な文書については公印の押印を省略することができる。
[比布町公印規程(昭和37年比布町訓令第1号)]
2　前項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書として発送する文書については、電子署名を付与するものとする。
(文書の発送及び送信)
第25条　郵送等により発送する文書及び物品は、退庁時限1時間前までに庶務係に回付しなければならない。ただし、急施を要するものはこの限りでない。
2　前項の文書及び物品は、区長及び上川総合振興局あてのものを除いては主管課においてあて先の記載包装等の整理をしなければならない。
3　庶務係は、第1項により回付を受けた文書及び物品は料金後納郵便物等差出票等により発送しなければならない。
4　電子メール又は総合行政ネットワークにより送信する文書は、主管課において文書管理主任が送信しなければならない。
5　文書及び物品については、最も合理的かつ経済的な方法で発送しなければならない。
6　使送によるもので重要なものは送達簿(別記様式第14号)に記載して送達しなければならない。
[別記様式第14号]
(施行の表示)
第26条　前条第1項の規定により文書を回付したときは当該回議書に施行年月日を記入し取扱者が認印を押印するものとする。
第5章　文書の保存及び保管
(文書の編さん)
第27条　文書の編さんは、次の各号に定めるところにより主管課においておこなうものとする。
(1)　保存年限によること。
(2)　文書分類表の分類項目により類別すること。
(3)　会計年度ごとに、完結の順によること。
(4)　1件の文書で数事件に関連するものは主たる事件の属する簿冊に編さんし、関連する簿冊の目次にその旨朱書すること。
(5)　1年分の文書の厚さがおおむね4センチメートルに満たないときは数年分を合わせて編さんすることができ、おおむね8センチメートルを超えるときは分離できない場合を除き分割して編さんすること。
(6)　簿冊には1冊ごとに目次(別記様式第15号)を付けること。ただし、保存年限が1年の完結文書は、目次を省略することができる。
[別記様式第15号]
(7)　簿冊には1冊ごとに表紙又は背表紙(別記様式第16号)を付すること。
[別記様式第16号]
2　臨時の事件に関する文書で前項の規定によることができないものは、総務企画課に合議して特別の取り扱いをすることができる。
3　第1項の規定にかかわらず、写真、図面等で、簿冊につづり難いものについては、必要に応じて、分離し、編集することができる。
(文書の保存年限)
第28条　文書の保存年限は別表1によること。ただし、法令等の規定により保存年限の定めのある文書は、当該法令等の定めるところによる。
[別表1]
(保存年限の起算日)
第29条　完結文書の保存年限の起算日は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、次の各号に掲げる文書の保存年限の起算日は、当該各号の定める日とする。
(1)　暦年により処理する文書　当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する年の翌年の4月1日
(2)　4月1日から5月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係る文書　当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の4月1日
(3)　法令の規定により保存期間の起算日が定められている文書　当該法令で定める日
(文書保存簿の作成)
第30条　主管課長は、完結文書について、会計に関する文書は毎年5月末日までに、その他の文書は毎年3月末日までに編さんし、文書保存簿(別記様式第17号)を作成して、写しを総務企画課長に提出しなければならない。
[別記様式第17号]
(主管課保存文書)
第31条　完結文書のうち次の各号に掲げるものは、主管課長の指定する場所に保存しなければならない。
(1)　保存期間の起算日から1年を経過していないもの
(2)　各種台帳、名簿等、年度単位で編さんする必要がなく、加除整理しながら、主管課内に常備して常に執務上使用する文書
(3)　総務企画課長の承認をうけたもの
(文書の引継)
第32条　主管課長は、前条各号に掲げる完結文書以外の完結文書は、総務企画課長に引き継がなければならない。
2　前項の規定により、文書の引継ぎをしようとするときは、文書引継簿(別記様式第18号)を作成し、当該簿冊とともに総務企画課長に引き継がなければならない。
[別記様式第18号]
3　総務企画課長は、第1項により引継ぎを受けた完結文書について、損傷、火災、盗難等のおそれのない場所に保存しなければならない。
(保存文書の閲覧)
第33条　総務企画課長への引継ぎを終えた完結文書は、保存文書閲覧簿(別記様式第19号)に所定の事項を記入し、総務企画課長の承認を得なければ閲覧することができない。
[別記様式第19号]
2　閲覧中の保存文書は庁外に持ち出してはならない。ただし、総務企画課長の承認を得たときはこの限りでない。
(保存の延長)
第34条　主管課長は、保存期間を経過した完結文書で、引続き保存する必要があると認められるものについては、保存期間延長承認申請書(別記様式第20号)を総務企画課長に提出することにより、当該保存期間を延長することができる。
[別記様式第20号]
第6章　文書の廃棄
(廃棄)
第35条　第31条各号に規定する完結文書で、保存年限が1年の完結文書は、主管課において町長の決裁と総務企画課長の合議を経て廃棄するものとする。
[第31条各号]
2　総務企画課長の保存する完結文書で、保存期間が経過した文書は、町長の決裁と主管課長の合議を経て廃棄するものとする。
(廃棄文書の処理)
第36条　保存文書を廃棄するときは文書保存簿にその旨を記入し、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれがあるものは、関係職員立ち会いのもとに焼却、溶融、裁断、消去等の処置をとらなければならない。
2　前項の利便を図るため、総務企画課長はまとめて廃棄する日を設定することができる。
第7章　書庫の管理
(書庫の管理)
第37条　職員は、書庫内の整理整頓に努め、総務企画課長は書庫の保安状況を常に点検しなければならない。
第8章　雑則
(文書の保存の特例)
第38条　保存中の文書は、光ディスク等に入力、又はマイクロフィルムに撮影することができる。
2　前項の規定により、保存中の文書を入力した光ディスク等及びマイクロフィルムは、当該文書の保存期間から既に経過した期間を控除した期間、保存しなければならない。
3　光ディスクの入力、マイクロフィルムの撮影及び保存の方法並びに入力済、撮影済の文書の取扱いについては、総務企画課長が定める。
(郷土資料館への引渡)
第39条　第35条の規定により廃棄の決定をした文書であって、郷土資料館資料とすることが適当と認められるものについては、郷土資料館に引渡すことができる。
[第35条]
(雑則)
第40条　この規程に定めるもののほか、文書の編集、保存等について必要な事項は、総務企画課長の定めるところによる。
附　則
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附　則(平成19年3月20日訓令第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附　則(平成23年4月1日訓令第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附　則(平成28年3月18日訓令第3号)
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
附　則(平成29年3月22日訓令第4号)
この訓令は、平成29年４月１日から施行する。
別表1(第28条)
保存年限基準表
保存年限基準項目
永年保存訴訟、審査請求に関する重要なもの
配置分合、改称及び境界等に関するもの
町史及び町史の資料となる重要なもの
職員の任免、進退、賞罰、身分等の人事に関する重要なもの
町議会の会議録、議決書及びこれに関する重要なもの
重要な団体等の設置廃止に関するもの
公有財産の取得処分に関する重要なもの
歳入歳出予算及び決算に関するもの(総務企画課所管のもの)
公債及び借入金に関する重要なもの
契約に関する重要なもの
統計に関する特に重要なもの
町長の事務引継に関するもの
許可、認可に関する重要なもの
儀式表彰に関する文書で特に重要なもの
町の基本的な計画に関する重要なもの
工事関係書類で特に重要なもの
所轄行政庁の重要な令達、通知
原簿及び台帳
町税その他公租公課に関する特に重要なもの
審議会等の重要な諮問書、答申書
その他永年保存が必要なもの
10年保存町議会に関するもの
条例、規則、訓令、その他の例規原議文書
訴訟、審査請求に関するもの
金銭出納に関する重要な書類(出納所管のもの)
町税その他公租公課に関する重要なもの
統計に関する重要なもの
事務改善に関するもの
陳情書、要望書に関する重要なもの
原簿及び台帳
審議会等の諮問書、答申書
その他10年保存が必要なもの
5年保存金銭出納に関するもの
補助金に関するもの
町税その他公租公課に関するもの
行政執行上必要な調査、統計、報告に関するもの
主な行政事務の施策に関するもの
工事に関するもの
陳情・請願に関するもの
職員の勤務の実態を証するもの
その他5年保存が必要なもの
3年保存給与に関するもの
物品に関するもの
予算(編成、執行)に関するもの
職員の事務引継書
照会、回答その他往復文書に関するもの
その他3年保存が必要なもの
1年保存文書の収受、発送に関するもの
統一様式により処理する軽易な帳票等
一時限りで権利義務関係が終了する事柄に関する申請書、届出等
一時限りの軽易なもの
別記様式(省略)